(1) Bestandsmanagement
- Qualitätsziel: Höchste Verfügbarkeit
von Peter Kuhn
Permanente Lieferfähigkeit aller
gelisteten Elektroinstallationsartikel verspricht das Schweizer
Großhandelsunternehmen Elektro-Material AG (www.elektro-material.ch),
Zürich, seinen rund 10.000 Kunden. Um dennoch die Lagerbestände
überschaubar zu halten und den Dispositionsaufwand zu minimieren,
setzt der Marktführer in seinen 7 Niederlassungen zur Unterstützung
des Warenwirtschaftssystems (WWS) ein intelligentes
Bestandsmanagementsystem ein. Mit diesem innovativen Add-On-System wurde
eine Steigerung des Servicegrades für Lagerartikel auf > 98% bei
gleichzeitiger Reduzierung des Dispositionsaufwands auf weniger als 50%
erreicht. Durch realistische Prognosen der Absatzsituation und
Optimierung der Bestellmengen konnten außerdem die
Mindestbestände einiger Artikel sogar bis 40% gesenkt werden. Eine
Investition, die sich aufgrund der hohen Rationalisierungs- und
Einspar-Effekte bereits innerhalb eines Jahres nahezu vollständig
amortisiert hat.
Kunden benötigen kein Lager
Die Kunden der EM Elektro-Material AG -
überwiegend Elektroinstallateure, Schaltanlagenbauer und kleinere
Industriebetriebe - erwarten, dass morgens bestelltes
Material spätestens am Nachmittag vollständig an ihrem
Einsatzort verfügbar ist. Und sie verlassen sich darauf; denn ein
Großteil der EM-Kunden führt überhaupt kein eigenes Lager
mehr ihr "Lager" ist bei der Elektro-Material AG. Das
umfassende Artikelsortiment und die Gewähr, dass alles innerhalb
weniger Stunden ausgeliefert wird, spart den Unternehmen der
Elektrobranche jegliches Materialhandling im eigenen Lager und obendrein
die Kapitalkosten für die Lagerbestände.
Sieben EM-Niederlassungen mit eigenen
Lägern und kundenfreundlichen Abholschaltern "EM-Shop" sowie
unkomplizierten Bestellmöglichkeiten - auch über das Internet/WAP
- gewährleisten optimale Kundennähe. Die Qualitätspolitik
der Elektro-Material AG, mit dem Ziel größtmögliche
Kundenzufriedenheit zu erreichen, hat das Unternehmen mit
40% Marktanteil zum führenden Großhändler in der Schweiz
gemacht.
Hoher Dispositionsaufwand
Mit insgesamt 380 Mitarbeitern erzielt EM
einen Gesamtumsatz von rund 230 Mio. Schweizer Franken (ca. 156
Mio. Euro). Dabei werden pro Jahr mehr als 1 Million Aufträge von
etwa 10.000 Kunden bearbeitet. Mehr als 70.000 verschiedene
Artikel müssen dafür bei etwa 600 Lieferanten eingekauft
werden. Etwa die Hälfte des umfassenden Sortimentes wird für den
kurzfristigen Bedarf in ausreichender Stückzahl an Lager
gehalten. Rund 100 Bestellungen mit durchschnittlich 20 Positionen
gehen heute täglich an die verschiedensten Lieferanten. Für
mehr als 40.000 Lagerartikel ständig den Bedarf zu
prognostizieren, Bestellmengen und -zeitpunkte zu optimieren und
dabei die Kosten im Auge zu behalten, ist für die Disponenten
eine äußerst schwierige Aufgabe. Trotz leistungsfähiger EDV
mit vernetzten IBM AS/400-Rechnern in allen Niederlassungen
und einem modernen Warenwirtschaftssystem lässt sich eine
optimale und rationelle Bestandsführung nicht allein mit diesen
Mitteln realisieren.
PC-basierte Dispositionsunterstützung
Schon vor der Anschaffung des aktuellen
WWS-Systems APOS-Handel und der AS/400-Rechner wurde in der
Züricher Niederlassung der EM das Bestellwesen mit einem
zusätzlichen PC und selbst entwickelter Dispositionssoftware
unterstützt. Das PC-Programm übernahm relevante Daten vom
damaligen WWS-System auf der IBM /36, optimierte die
Bestellvorschläge und visualisierte einige Bestandsdaten. Die
außerordentlich guten Ergebnisse mit diesem relativ einfachen
Dispositionssystem führten beim EDV-Generationswechsel zur Forderung,
allen Niederlassungen eine solche Dispositionshilfe zur Verfügung
zu stellen. Eine Anpassung des vorhandenen Programms an die neue
WWS-Software und auch die Anpassung an die Bedürfnisse der anderen
Niederlassungen wäre allerdings technisch sehr aufwendig und kapazitätsmäßig
mit eigenen Mitarbeitern nicht wirtschaftlich realisierbar gewesen.
Rudolf Gassmann, heute Vizedirektor und
Leiter Marketing im Hauptsitz der EM in Zürich, erinnert sich an
seine Aufgabe als Projektleiter Dispositionsoptimierung: "Das
von unserem Herrn Kuhn entwickelte Dispositionssystem hat uns
Appetit auf mehr gemacht. Wir haben weitere Optimierungs-
und Rationalisierungsmöglichkeiten gesehen; konnten sie jedoch
mit eigenen Mitteln nicht verwirklichen. Deshalb beschlossen
wir, eine professionelle Lösung in Form eines
intelligenten Bestandsmanagementsystems einzusetzen."
Pflichtenheft für neue Dispositionslösung
Es wurde eine Lösung angestrebt, die
wirtschaftlich, modern und leistungsstark die applikatorischen
Anforderungen der Fachabteilungen erfüllt.
Das Projektteam
"Dispositionsoptimierung" wurde durch den externen
Unternehmensberater Rudolf Landolt verstärkt, der alle
Anforderungen der EM analysierte und gemeinsam mit dem Team ein
umfassendes Pflichtenheft erstellte. Zunächst wurden die
nutzenrelevanten Ziele definiert:
- Verbesserung der
Produktivität im Einkauf durch bessere Auslastung der
Personalressourcen unter Aufrechterhaltung der qualitativen
Kriterien.
- Sicherung und Verbesserung der
bisherigen hohen Qualitätsnormen.
- Verbesserung der
Entscheidungsgrundlagen für den Fachverantwortlichen durch
unterstützende Daten und Werkzeuge (Visualisierung).
- Verkürzung der Bearbeitungs-
und Durchlaufzeiten für den Dispositionsvorgang.
Folgende Systemziele wurden
definiert:
- Sehr hohe Benutzerfreundlichkeit mit
zeitgemäßen standardisierten Benutzeroberflächen sowie kurzen
Verarbeitungs- und Antwortzeiten.
- Unterstützung dezentraler
Verarbeitungsstrukturen (Client/Server) und Unterstützung offener
Industriestandards.
- Verwendung leistungsstarker
Entwicklungsumgebungen und Datenbanken.
- Einfache und modulare Teilbereiche,
die eine problemlose Erweiterung und Modifikation zulassen.
Alle applikatorischen und
systemtechnischen Anforderungen wurden im Pflichtenheft genau
beschrieben und die Datenstruktur wie auch die zukünftig zu erwartenden
Datenmengen wurden festgelegt.
Optimale Lösung gefunden
Mit verschiedenen Softwarehäusern wurde
das Pflichtenheft zwecks Angebotsabgabe besprochen. Keines konnte
alle Anforderungen mit Standardmodulen lösen. Zunächst
zeichnete es sich ab, dass die Applikation für EM
individuell programmiert werden musste und dass der finanzielle
Aufwand die budgetierte Investitionssumme übersteigt.
Rudolf Gassmann zur damaligen Situation:
"Wir wussten genau was wir wollten, hatten alles fein
formuliert und kamen zunächst jedoch nicht weiter. Erst als wir von der
Optimierungslösung der Bestandsführung bei einem anderen Schweizer
Unternehmen erfuhren und gewisse Parallelen in der
Aufgabenstellung feststellten, wurden wir zuversichtlich, diese
Lösung auch auf uns übertragen zu können."
In einer Logistik-Fachzeitschrift wurde
über die Bestandsoptimierung bei der SFS Stadler Handelsgruppe
berichtet. Der Logistikleiter des Unternehmens bestätigte, mit
einem neuen Add-On-System - einem Zusatz-System zum Standard-WWS -
die Verfügbarkeit des 150.000 Artikel umfassenden Sortiments
auf über 98% gesteigert zu haben. Ein Besuch bei der SFS
in Heerbrugg und Gespräche mit den Anwendern zeigte, dass
das dort eingesetzte Bestandsoptimierungssystem mit dem Namen add*ONE
(www.addone.de) den
Vorstellungen von EM sehr nahe kam. Vor allem die aussagekräftigen
Grafiken überzeugten auf den ersten Blick. Transparente
Bestandsverläufe, automatisch aktualisierte Absatz- und
Bedarfsprognosen, optimierte Bestellvorschläge und diverse
Controllingfunktionen zeigten, dass es sich um eine professionelle
Ergänzung des Standard-WWS-Systems handelt. SFS stellte
freundlicherweise den Kontakt zum Lieferanten des add*ONE-Systems
her und so zeigte sich schnell, dass die Spezialisten des
Aachener Systemhauses INFORM GmbH (www.inform-ac.com)
kompetente Gesprächspartner und Berater waren.
Reibungslose Systemeinführung
Eine Präsentation des
Bestandsmanagementsystems add*ONE im Kreise der Projektgruppe und
einiger Disponenten in der EM-Niederlassung Zürich, bestätigte
den ersten Eindruck. Die ausführliche Diskussion aller Forderungen
des Pflichtenheftes führte schließlich zur Auftragsvergabe.
Ludger Schuh, Leiter des
Geschäftsbereichs "Systeme Materialwirtschaft" der Firma
Inform, erinnert sich an die langen Gespräche: "Es waren
einige branchenspezifische Forderungen im Pflichtenheft, die unser
Bestandsmanagementsystem zu diesem Zeitpunkt noch nicht erfüllte.
Wir sahen darin allerdings die Möglichkeit, unser add*ONE-System
speziell auf die Besonderheiten des Elektrogroßhandels
auszurichten und damit dann über eine neue Branchenlösung zu
verfügen."
Die Anbindung des PC-Systems und der
Optimierungssoftware an die neuen AS/400-Rechner und das WWS-System
APOS verlief reibungslos. Zuerst wurde das add*ONE-System in der
Niederlassung Zürich installiert und in Betrieb genommen. Die
Feinanpassung der Software erfolgte im Rahmen der
umfassenden Einweisung in Zusammenarbeit zwischen den
Inform-Spezialisten, der EM-internen EDV-Abteilung und dem
Verfasser dieses Beitrags. Die Einarbeitung und Schulung der
Disponenten der anderen EM-Niederlassungen erfolgte kurze Zeit
später in eigener Regie.
Zufriedene Disponenten
Schon wenige Tage nach der Umstellung auf
das neue System spürten die Disponenten die Erleichterung und
profitierten von den neuen Funktionen.
Abends, nach Beendigung des Tagesgeschäfts, werden die relevanten
Verbrauchs- und Bestandsdaten der WWS-Systeme in allen Niederlassungen
an die add*ONE-Systeme übertragen und in den PCs während der Nacht
verarbeitet. Am nächsten Morgen finden die Disponenten fertige
Bestellvorschläge, die sie bestätigen oder auch manuell weiter
bearbeiten können. Das Bestandsmanagementsystem optimiert automatisch
die Bestellmengen- und Bestell- und Lagerhaltungsstrategie für alle
Artikel. Treffende Bedarfsprognosen bieten eine optimale
Entscheidungsgrundlage und entlasten die Disponenten erheblich.
Rudolf Gassmann zeigt sich zufrieden mit der Entscheidung für die
Dispositionsunterstützung aus dem Hause Inform: "Das Prognose- und
Absatzplanungsmodul des add*ONE-Systems schätzt die Bedarfssituation
sehr genau und sicher ein. Durch intelligente Selbstanalysen und
Lernfähigkeit passt sich das Programm permanent und vollautomatisch an
die Marktsituation an und erreicht eine sehr hohe Prognosegüte. Die
Disponenten werden trotz unseres extrem hohen Qualitätsanspruchs in
ihrem Tagesgeschäft optimal entlastet."
Schnelle Amortisation
Der klassische Zielkonflikt der
Materialwirtschaft, höchste Lieferfähigkeit bei
kostengünstigster Lagerhaltung zu gewährleisten, wurde durch den
Einsatz des innovativen Bestandsmanagementsystems aufgelöst. Die
Bestelloptimierung des Systems steuert die Höhe der Bestände
aller Lagerartikel so, dass unter Einhaltung der vorgegebenen
Lieferfähigkeit jederzeit die kostenminimale Bestandshöhe
eingehalten wird. Kurt Stübli, Leiter des Lagers der Niederlassung
Zürich bestätigt: "Gegenüber früher konnten die
Mindestbestände vieler Artikel um bis zu 40% gesenkt werden. Auch
die Warenanlieferung durch unsere Lieferanten ist effizienter geworden,
weil die Bestellmengen optimiert wurden." Das Controllingmodul der
Optimierungslösung bereitet die Bestandsdaten der Materialwirtschaft so
auf, dass Kennzahlenverläufe, strategische Planungsdaten und operative
Schwachstellenanalysen online verfügbar sind. ABC-
und XYZ-Kennzahlen geben Überblick über die aktuelle Lagerstruktur.
Die wertvollen Ressourcen werden auf das Wesentliche konzentriert.
Paolo Giammattei, Teamleiter Einkauf in Zürich, beschreibt das
Ergebnis: "Die sorgfältige Analyse und
transparente Darstellung der Schwachstellen ermöglicht eine
gezielte Verbesserung der Lieferfähigkeit und der
Bestandssituation." Rudolf Gassmann ergänzt: "Mit dem
neuen Bestandsmanagementsystem add*ONE haben wir die Lieferfähigkeit
von mehr als 40.000 Lagerartikeln von 95 auf 99% gesteigert.
Dank geringerer Sicherheitsbestände und höherer
Umschlagshäufigkeit konnten wir unsere Kosten gleichzeitig
erheblich senken."
Direktor Hansruedi Dürst, Leiter der Züricher Niederlassung der
Elektro-Material AG, legt größten Wert auf die Zufriedenheit seiner
Kunden; doch auch der Rationalisierungseffekt ist ihm wichtig:
"Wenn wir die permanente Verfügbarkeit unserer Lagerartikel
nur durch hohe Sicherheitsbestände und enormen Dispositionsaufwand
gewährleisten könnten, wären wir nicht in der Lage, marktgerecht
anzubieten. Optimierte Bestände und eine vielfach höhere
Dispositionsleistung unserer computerunterstützten Disponenten
haben die Investition in die neue Technik bereits innerhalb eines
Jahres nahezu vollständig amortisiert und zu Einsparungen geführt, von
welchen auch unsere Kunden profitieren konnten. Ich bin davon
überzeugt, dass auch unser innovatives Bestandsmanagement
dazu beigetragen hat, uns als Schweizer Marktführer
unserer Branche erfolgreich zu behaupten."
[ Information zum add*ONE System:
INFORM GmbH, Silke Wimmers, Tel. (+49) 02408-9456 - 130 und auf der
CeBIT 2002: Halle 5 Stand E58 ] |
